사회초년생 & 직장인 업무 꿀팁! 비즈니스 영어 메일 작성 노하우

업무를 하다 보면 해외 비즈니스 파트너와 이메일을 주고받아야 하는 상황이 발생하는데요. 영문 이메일에서 지켜야 하는 수많은 에티켓 때문에 스트레스 받으신 적 분명 있을 겁니다:( 이번 주 저희 한솔은 여러분의 고민을 덜어줄 비즈니스 영어 메일 작성 팁을 들고 와보았습니다! 정중하지만 또 프로페셔널한 느낌의 영어 이메일, 어떻게 작성하는지 알아볼까요?

늘 푸른 생각 늘 푸른 한솔이 준비했습니다!

사회초년생 & 직장인 업무 꿀팁!

비즈니스 영어 메일 작성 노하우 대방출! 

1. 먼저 긍정적이고 능동적인 어조로 바꾸어 사용하기

이메일로 업무 내용을 주고받을 때 사용하는 비즈니스 용어는 그 사람의 이미지인 만큼 굉장히 중요합니다. 그러므로 don't can't와 같은 부정적인 어조보다는 Looking forward, Hope 등 긍정적 어조를 사용하시는 것이 좋겠죠? 또한 국문과는 달리 영문으로 작성할 때는 최대한 능동태 문장을 사용하는 것이 좋아요. 수동태 문장형은 소극적이고 비전문적인 인상을 줄 수 있기 때문이죠. 

<예시> 

The work is being done by them (수동태 문장) - They are doing the work (능동태 문장) 

2. 본격적으로 영어 이메일 기본 형식에 대해 알아가기

비즈니스 이메일은 말 그대로 격식이 굉장히 중요한데요. 영어 실력을 떠나서, 기본적인 형식조차 따르지 않은 업무 이메일은 그 사람의 비즈니스적인 기본 소양과 태도에 의심이 갈만한 행동이니 기본 양식에 충실해야 하죠. 그렇다면 지금부터 제목부터 끝맺음까지 영문 메일 형식 제대로 짚어드리겠습니다!

a. 제목

이메일 제목은 어떤 업무에 관한 이메일인지 한눈에 파악하기 쉽도록 작성해야 합니다! 따라서 서술형이 아닌 이메일의 성격이 나타나도록 적는 것이 좋아요. 

<예시> 

Conference Call Meeting with ABC Team members -> [ABC Company] Conference Call Meeting for Quality Enhancement

b. 인사말

인사도 호의 표현도 없이 바로 나에 대한 용건을 말하는 것보다 짧게 상대방에 대한 긍정적인 언급을 먼저 하는 것이 상대방에 대한 관심을 표하면서도 성숙한 비즈니스 매너를 보여줄 기회이기도 합니다.

<예시> 

1. Hi OOO, I enjoyed our meeting about [topic]. 

2. Thank you for contacting DEF Company. 

3. Hi OOO, Excited to have you onboard the OOO team! 

c. 이메일을 보내는 목적

이제 이메일을 쓰는 목적을 언급해주어야 하는데요. 일반적으로 한 문장으로 간결하게 표현하여 상대방이 한눈에 이메일의 핵심 내용을 파악할 수 있게 하는 것이 굉장히 중요합니다. 

<예시>

1. I am writing to enquire about...

2. I am writing in reference to...

3. I'm emailing to ask about...

d. 구체적인 요구사항

목적에 대한 사항을 작성할 때는 상대방이 아무것도 모른다는 가정하에 최대한 자세하고 정확하게 용건을 작성해야 합니다. 동시에 업무 요구 사항은 너무 명령조로 느껴지지 않도록 최대한 공손하게 작성하는 것이 잰틀하겠죠

<예시> 

1. I wanted to clarify a few things about ...

2. Here are the few things we listed ...

3. Could you send me the files by tomorrow?

4. Please refer to the following attachment 

5. I would appreciate it if you could please send me the updated monitoring... 

6. Please find below the requests for OOO 

e. 끝맺음 

자 이제 이메일 본론을 마무리하는 문장과 마지막 인사말을 적어야 하는데요. 보통 업무 협조에 대한 감사 표현과 다음에 주고받을 커뮤니케이션에 대한 언지를 해주시는 것이 좋습니다. 

<예시> 

1. Thank you for your consideration 

2. Please let me know if you have any questions 

3. I'm looking forward to hearing what your team discussed 

끝 인사말까지 관용적인 문구를 사용하여 공손한 태도를 유지하시는 것이 좋겠죠? 

<예시>

1. Best Regards, 

2. Sincerely, 

3. Thank You, 

4. Best, 

3. 자주 쓰는 상황별 영어 표현을 퀵! 하게 숙지하기

.

그렇다면 업무적으로 자주 사용하는 영어 표현법은 상황별로 미리 숙지해 두고 있으면 매우 유용합니다. 저희 한솔이 상황별 중요한 문장을 살펴보시거나 따로 정리해놓는다면 앞으로 이메일 작성 시간이 많이 단축되겠죠? 

<첨부파일을 보내는 경우> 

- Please see the statement attached, 

- Please see the attached files 

- I am sending you the files for you consideration 

<부탁하는 경우>

-I would also be grateful if you could send me...

- could you also send me...

- Therefore, please forward... 

<공지하는 경우> 

- I am writing to let you know that...

- Please be aware / informed that...

-I am sorry /happy to inform you that 

- I would like to inform you that 

4. 마지막으로 보내기 전에 꼼꼼히 검토하기!

영문/국문 모두 마찬가지로 이메일을 보내기 전에는 항상 전체 내용 적어도 두 번 이상 다시 읽어보고 오타나 문법적 오류가 없는지 꼼꼼히 확인하고 보내는 것이 좋아요. 사소한 실수들이 여러 번 보이면 이 빡빡한 사회생활 속에서 아무래도 좋지 않은 인상을 주게 될 수 있으니까요. 또한 사람 성함, 직책, 회사명, 첨부 파일 또한 다 같이 확인한 다음 전송 버튼을 눌러주세요!

*온라인 영문 문법 체크 사이트 추천: Grammarbase, Grammarly 

*온라인 국문 문법 체크 사이트 바로가기(http://speller.cs.pusan.ac.kr/)

지금까지 아주 유용한 비즈니스 영어 메일 작성 팁에 대해 알아보았는데요. 기본 양식과 표현이 생각보다 정형화되어 있기 때문에 익숙해지신다면 누구나 프로페셔널하게 작성 가능합니다! 자신감 있게 영어 비즈니스 이메일 작성하시길 응원하면서 저희 한솔은 다음 이 시간에 또 찾아오겠습니다!