업무효율을 높이고 싶다면? 직장인을 위한 실무에 많이 쓰이는 엑셀 기능들 알아보기!

날씨가 너무 좋은 요즘, 직장인들의 화려한 퇴근길은 빠른 업무 처리가 감싸줄 텐데요 (윙크)! 그중 엑셀을 얼마만큼 능숙하게 다루냐에 따라 칼퇴의 여부가 결정되기 마련이죠. 직장인들에게 없으면 섭섭하고 있으면 아는 만큼 친해지게 되는 엑셀! 신입사원이라면 더더욱 낯설게만 느껴질 수 있을 것 같네요. 이제 걱정은 노노. 저희 한솔이 지금부터 엑셀과 친해지는 방법을 단계별로 알려드리겠습니다.

늘 푸른 생각 늘 푸른 한솔이 준비했습니다!

업무효율을 높이고 싶다면?

직장인을 위한 실무에 많이 쓰이는 엑셀 기능들 알아보기! 

1. 숨 쉬듯 엑셀 단축키 익히기

혹시 예전에 저희 한솔이 알려드린 업무 단축키들 기억하실까요? 저번 시간에도 단축키의 중요성을 저희 한솔이 얘기 드렸었는데요. 윈도우에 이어 엑셀 단축키까지 정복한다면 일할 맛이 나지 않을까 싶네요! 그중 가장 많이 쓰이는 Ctrl 과 Shift가 함께 쓰이는 단축키들 8가지를 소개해드리겠습니다!

Ctrl 단축키

Ctrl + ;	오늘 날짜 입력
Ctrl + :	현재 시각 입력
Ctrl + A	셀 모두 선택  "스크롤은 인제 그만! 해당 단축키를 활용해 한 번에 전체 선택을 해보세요!"
Ctrl + K	하이퍼링크 수정/삽입  "하이퍼링크를 다는 것은 업무에서 빼놓을 수 없는 일이기도 한데요. 재빨리 해당키를 눌러 URL을 삽입해주세요"

Shift 단축키

Shift + F2	메모 삽입/편집  "피드백을 남길 때 아주 유용한 기능이죠?"
Shift + F5	검색
Shift + F8	셀 추가 선택
Shift + F12	저장하기

2. 유용한 엑셀 함수 공부하기

엑셀 사용 시 필수로 알아야 할 함수들도 미리 익혀두면 더 쉽게 적용할 수 있는데요. 가장 기본적이면서도 쉬운 함수들부터 조금 더 응용된 함수까지 쏙쏙 파헤쳐볼까요?

① 많이 쓰는 함수

=SUM(범위)	합계
=AVERAGE(범위)	평균
=MAX(범위)	최대 값
=MIN(범위)	최소 값
=MEDIAN(범위)	중간 값
=MODE(범위)	최빈 값 "가장 빈번하게 나타내는 값을 말해요"
=LARGE(범위, X)	X번째로 큰 값
=RANK(기준,범위)	기준 셀이 몇 번째 높은 값인지

 

② SUMIF 조건부 합계

위에 잠시 언급한대로 합계를 구할 때는 SUM함수를 자주 사용하곤 하는데요. 하지만 특정 조건을 만족하는 합계의 값을 알고 싶을 때는 SUMIF나 SUMIFS를 사용합니다! 직접 엑셀을 통해 한번 배워볼까요?

•  조건이 1개인 경우 

만약 해당 표에서 A팀, B팀, 그리고 C팀 각각의 실적 합계를 알고 싶다면 바로 SUMIF() 함수를 사용하는 것인데요.

=SUMIF(소속영역, 조건 시정하는 셀, 합계 구할 실제 셀)  

예를 들어 A팀에 소속되어있는 사람들의 실적 합계를 구하고 싶다면? 차근차근 위에 적힌 공식에 하나씩 대입해봅시다. 소속영역에 소속 범위 모두를, 조건 범위로는 A팀 셀 클릭! 그런 다음 마지막으로 합계 범위 모두를 드래그 해준다면 아주 쉽고 간편하게 A팀의 실적으로 알 수 있겠죠? 

•  조건이 N개인 경우

하지만 A팀 그리고 B팀 두 개의 합계를 구하고 싶을 때는 어떻게 해야 할까요? 그때 사용되는 함수가 바로 SUMIFS()함수인데요. SUMIF()의 경우 합계범위가 공식의 맨 마지막에 가 있다면 SUMIFS()의 경우에서는 가장 처음에 대입한답니다. 다음과 같이 말이죠!

 =SUMIF(합계 구할 실제 셀, 소속영역 1, 조건 시정하는 셀 1, 소속영역 2, 조건 시정하는 셀 2)

리스트가 점점 길어질수록 아주 유용한 함수일 테니 꼭 참고하시면 좋을 것 같습니다~! 그럼 이제 다음 함수를 배워보도록 할까요?

③ VLOOKUP 매칭 

이 함수는 무언가 찾고 싶을 때 씁니다. 옛날 옛적 전화번호부에서 이름 새로로 쭈욱 찾아서 오른쪽에 전화번호를 확인하는 것처럼 말이에요. 우선 수식 키워드가 무얼 말하는지 아래 공식을 하나하나 뜯어살펴볼까요? 

 =VLOOKUP(찾을값, 데이터목록, 찾으려는 열, 일치정확도)

위 공식에서 V는 Vertical을 뜻하는데요. 즉, 새로로 내가 찾고 싶은 값이 몇 번째에 있으니까 정확하게 알려달라는 것이죠. 말로 풀어 설명하면 이해하시기 어려우니까 예시를 한 번 들어볼게요. 

다음과 같이 사람들의 정보가 담기 리스트가 나와있고 그 중 여다경의 생일이 무척이나 궁급합니다!  그 때 아래와 같이 VLOOKUP 함수를 불러 온다음  나는 여다경을 이 표 전체에서 생일 값이 몇 번째 열에 있으니까 그것을 정확하게 찾아달라고 요청하면 되는 것이죠. 아래 보기들처럼 말이에요! 

이 함수를 쓸 때 알아두어야 할 점이 몇 가지 있는데요. 우선 데이터 목록은 표 목록을 전체 선택하는 것과 동일합니다. 그리고 찾으려는 열 같은 경우 전체 엑셀에서의 열 순서가 아닌, 표 안에서의 열 순서를 이야기합니다. 다시 말해 위 표에서 생일은 표 안에서 4번째 열에 있으니 4라고 적어두시면 되겠네요! 그런 다음 '정확하게'는 숫자 0으로 꼭 표시해두어야 하는 점도 잊지 마시고요! 

④ 셀의 개수를 세는 네 가지 COUNT 함수 

업무를 하게 되면 셀의 개수를 세야 하는 경우 또한 허다한데요. 그 때 COUNT 함수 4가지 종류를 상황에 따라 사용하게 되는데 하나씩 살펴보겠습니다.

=COUNT(범위지정)

이 함수는 지정한 범위 내에 숫자가 있는 셀의 수를 세어 결괏값으로 보여줍니다. 그 셀이 비어있는 안 비어있든 상관없이요!

=COUNTA(범위지정)

그와 다르게 COUNTA는 지정된 범위에서 빈칸이 아닌 셀의 수를 결괏값으로 보여줍니다.

=COUNTIF(범위지정, 조건지정)

이것은 지정된 범위 내에서 조건에 맞는 값을 가진 셀의 개수를 구할 수 있답니다.

=COUNTIFS(범위지정, 1번째 조건, 범위지정, 2번째 조건)

앞서 COUNTIF는 딱 하나의 조건만 설정할 수 있다면 COUNTIFS는 여러 개의 조건을 지정할 수가 있어요. 

3. '텍스트 줄 바꿈'과 '병합하고 가운데 맞춤' 기능 알아보기 

① 텍스트 줄 바꿈 

엑셀알못이라면 줄 바꾸기부터 멘붕인데요. 지금까지 글을 쓸 때 쉽게 ENTER만 누르면 다음 줄로 넘어가 쓸 수 있는데 엑셀은 계속 다음 셀로 넘어가서 당황하셨다고요? 엑셀 같은 경우에는 ENTER와 함께 Alt키를 같이 눌러주어야 한답니다. 또는 아래에 표시된 것과 같이 텍스트 줄 바꿈을 눌러주셔도 되죠! 

② 병합하고 가운데 맞춤 

만약 두개나 또는 여러개의 셀을 하나로 합치고 싶다면? '병합하고 가운데 맞춤' 을 사용하시면 여러개의 셀을 하나로 합쳐 준 다음 안에 적혀있는 숫자나 텍스트 등이 가운데로 알아서 정렬된답니다. 참 쉽지만 아주 유용하죠? 

4. 조건부 서식으로 데이터를 한 눈에  

우리가 업무로 엑셀을 사용하는 이유는 데이터들을 한눈에 정리할 수 있기 때문인데요. 데이터양이 많아지는 만큼 필요한 데이터를 쏙쏙 골라 찾아서 보는 방법 역시 숙지하셔야 해요.

그중 상단 메뉴 중 '조건부 서식'이라는 것이 있는데요. 예를 들어 중복 값을 필터링하고 싶다면 '셀 강조 규칙' 클릭 후 '중복 값'을 누르면 빨간색으로 중복된 값들이 표시됩니다! 그런 다음 작업 메뉴 데이터 창을 통해 중복된 항목을 깔끔히 제거도 가능하죠. 그 외 '보다 큼' '보다 작음' 등 다양한 것을 통해 데이터를 거를 수 있으니 얼마나 좋게요~

5. 절대참조의 중요성 

절대 참조란 참조한 값이 절대 변하지 않는다는 것을 의미합니다. 셀 채우기 핸들을 드래그 해도도 절대 참조를 한 값은 변하지 않는다는 의미죠. 쉽게 예시를 한 번 들어볼게요. 1달러당 1,000원이라고 가정하에 각자의 지갑에 있는 달러의 가치를 원화로 환산해 보려 하면 보유하고 있는 달러 곱하기 환율을 곱하면 되겠죠? 즉 A가 지갑에 보유하고 있는 달러의 원화 가치를 알기 위해서 C3 셀에 =(B3*E3)를 입력하면 되죠. 하지만 엑셀 채우기 핸들의 기본은 상대 참조이기 때문에 B와 C가 들고 있는 원화 가치를 알기 위해 아래로 드래그하면 0이 되게 됩니다.

그때 E3값에, 즉 환율 값에 $E$3와 같은 방식으로 알파벳과 숫자 앞에 $(달러) 표시를 입력해 절대 참조를 활용하면 정상적으로 출력이 되게 되는 것이죠. 

자 지금까지 엑셀 단축키부터 함수, 그리고 추가 기능들까지 한 번 쭉 훑어보았는데요. 결코 쉽지만은 않죠. 하지만 쉽지 않은 만큼 활용도가 매우 좋아 우수한 업무를 하실 수 있을 거라 봅니다. 그러면 앞으로 새로워진 저희 한솔 블로그 많이 사랑해 주시고 다음 주 이 시간에는 한솔 이야기로 찾아뵙겠습니다~!