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[비즈니스이메일] 영어 이메일 작성법의 모든 것 -메일형식, 문장표현, 에티켓

INSIGHT/청춘+

by 한솔BLOG 2016. 1. 20. 09:00

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취업만 하면 영어 스트레스에서 벗어날 것으로 생각했지만 현실은 그렇지 않죠? 글로벌 시대의 능력 있는 인재로 거듭나기 위해서는 토익 점수보다 실전에서 강한 프로페셔널한 영어 실력과 비즈니스 매너를 갖추는 것이 중요합니다. 국내 회사의 직장인이라도 해외 클라이언트나 파트너사들과 영문으로 이메일을 주고받아야 하는 상황이 종종 발생합니다. 능숙한 경력직 사원들도 영문 업무 이메일 작성 앞에서는 작아지기만 하죠. 영문 비즈니스 이메일은 국문과는 형식이 다르고 비즈니스 에티켓도 조금씩 다르기 때문에 작성할 때 처음엔 누구나 혼란스러울 수 있습니다. 하지만 비즈니스 영문 이메일은 간단한 형식과 자주 사용하는 표현들만 잘 숙지해 둔다면 누구든지 쉽게 실전에 사용할 수 있으니 평소에 잘 공부해두는 것이 좋습니다. 그럼, 지금부터 실제적으로 업무에서 자주 사용되는 영어 표현법과 이메일 형식 및 에티켓에 대해 차근차근 알아볼까요? 



비즈니스 영문 이메일 유의사항 에티켓 


최대한 능동적인 문장 사용하기 

국문과는 달리 영문으로 작성할 때는 최대한 능동태 문장을 사용하는 것이 좋습니다. 영문으로 수동태 문장을 많이 사용하게 되면 소극적이고 비전문적인 인상을 줄 수 있기 때문이죠. 다만, 좋지 않은 소식을 전할 때는 능동태보다 수동태의 문장을 사용하는 것이 바람직합니다.

보내기 전에 꼼꼼히 검토하기 

이메일을 보내기 전에는 전체 내용을 적어도 두 번 이상 다시 읽어보고 실수가 없는지 꼼꼼히 확인하고 보내는 것이 좋습니다. 공식 이메일에 사소한 실수들이 보이면 성의 없어 보이는 이미지를 주게 되겠죠? 전송 버튼을 누르기 전에 받는 사람 성함, 직책, 회사명, 첨부 파일, 본문의 오타 혹은 문법 오류 등을 꼭 확인하세요. 


*온라인 문법 체크 사이트 바로 가기(http://www.grammarbase.com/)

긍정적인 어조를 사용하기 

이메일로 업무 내용을 주고받을 시 사용하는 비즈니스 용어는 그 사람의 얼굴이자 이미지입니다. 그러므로 적극적이고 긍정적인 어투로 작성하는 것이 좋겠죠? 부정적인 어조는 부정적인 인상을 풍길 뿐만 아니라 상황에 따라 무례해 보일 수도 있습니다. 

  • 부정적 어조: If I don’t hear from you before then, I will call you on Friday 
  • 긍정적 어조: I look forward to talking with you, I will call you on Friday. 

상대방의 직책 정확히 사용하기 

상대방의 직위 혹은 직책을 헷갈리지 않고 언급하는 것이 기본적인 예의입니다. 또한, 자신의 직책도 정확히 표기하는 것도 중요하겠죠. 대부분의 경우, 업무 이메일 하단에 간단한 프로필이 적혀있지만, 기본적인 직책들은 영문으로 익혀두는 것이 좋습니다. 


회장 

chairman

부장

General Manager 

부회장

Vice chairman

차장

Deputy General Manager

사장

president

과장

Manager

부사장

Senior Executive Vice president

대리

Assistant Manager

전무이사/전무

Senior Managing Director

수석연구원 

Principal Research Engineer

상무이사/상무 

Managing Director 

책임연구원

Senior Research Engineer

이사/이사대우

Director

대표이사

President&CEO

감사

Auditor General 

팀장

Office Manager

고문/자문

Advisor 

영업부장

Sales Director 



기본 영문 이메일 형식은 알고 작성하자 



비즈니스 영문 이메일은 격식이 중요하고 사소한 소통의 실수도 큰 피해를 줄 수 있기 때문에 정확히 작성하는 것이 매우 중요합니다. 영어 실력을 떠나서, 기본적인 형식조차 따르지 않은 업무 이메일은 그 사람의 비지니스적인 기본 소양과 태도에 의심이 가는 행동이니 기본 양식에 충실한 것이 매우 중요합니다.


제목, Title 

이메일 제목은 이메일을 열어보기 전에 어떤 업무에 관한 이메일인지 쉽게 구별할 수 있도록 적는 것이 매우 중요합니다. 성의 없게 혹은 애매하게 적힌 이메일 제목은 하루에도 몇십 통의 메일을 받는 입장에서 열어보기도 전에 비호감을 줄 수 있겠죠? 따라서 제목은 서술형이 아닌 간략하게 이메일의 성격이 나타나도록 적는 것이 좋습니다. 또한, 필요에 따라 꺽쇠괄호를 사용하여 회사 이름이나 프로젝트 이름을 처음에 표기하는 것도 좋은 방법입니다. 


<예시>

Summary of our meeting with ABC suppliers 

[ABC company]meeting about new internet service provider 

인사말, Greeting 

인사말은 이메일을 처음 주고받는 사이거나 업무 이메일 중에서도 공식적인 성격의 이메일이라면 “Dear [Family name]” 으로 시작하는 것이 좋습니다. 하지만 이미 여러 번의 이메일을 주고받은 상태라면 매번 Dear로 인사말을 시작하는 것은 오히려 딱딱한 인상을 줄 수 있습니다. 따라서 Dear 대신에 “Hi, [First Name]” 으로 가볍게 작성하는 것이 좋습니다. 또한, 처음 보내는 이메일이라면 자신에 대해 먼저 밝히는 것이 예의입니다.


*받는 사람이 누구인지 명확하지 않을 경우 


To whom it may concern (관계자에게)  

Dear Sir(남자인 경우)

Dear Madam (여자인 경우)


*새해 인사 

공식적인 비즈니스 이메일이라도 지속적인 관계랄 가져온 고객사나 파트너사들에게 이메일을 보낼 때, 새해 기념 인사를 쓰면 더 긍정적인 인상을 줄 수 있겠죠?


<예시>

  • "I wish you a wonderful new year filled with abundance, joy, and treasured moments. May 2016 be your best year!"
  • "Thank you for your business in 2015. It has been a pleasure helping you reach your goals. We are grateful for good customers like you, who make our work satisfying and enjoyable."
  • "We are so thankful to you for the work you have awarded to me and my company. Hope next year will be better for you. Happy and Prosperous New year." 

상대방에 대한 호의 표현, compliment  

무턱대고 나에 대한 용건을 먼저 말하는 것보다 짧게 상대방에 대한 긍정적인 언급을 먼저 하는 것이 상대방에 대한 관심을 표하면서도 성숙하고 자연스러운 비즈니스 매너를 보여줄 기회입니다. 따라서, 상대 회사에 대한 긍정적인 면이나 최근 정보에 대해 자연스럽게 언급하면서 본문을 시작해 보세요. 만일, 답변 이메일을 작성하는 것이라면 상대방으로부터 받은 이메일 내용에 대해 짧게 언급하는 것이 좋겠죠?


<예시>

  • "I enjoyed your presentation about [topic] on [date]." 
  • "It was good to meet you at [event].”
  • “Thank you for contacting ABC Company”

이메일 목적, Reason for your email 

이제 이메일 내용의 본론으로 들어갈 차례입니다. 이메일을 작성하는 목적을 한 문장으로 간결하게 표현하여 상대방이 한눈에 이메일의 핵심 내용을 파악할 수 있게 하는 것이 중요합니다. 바쁜 업무 스케줄에서 이메일을 보낸 목적을 분명히 하지 않는다면 업무 효율이 떨어지겠죠? 또한, 소통에 있어서 서로 오해가 생길 수 도 있습니다. 그래서 효율적인 비즈니스 소통을 위해서는 꼭 이메일 용건을 한 문장으로 써주는 것이 좋습니다.


<예시>

  • “I am writing to enquire about …”
  • “I am writing in reference to….” 
  • "I'm emailing to ask about...” 

구체적인 요구사항 및 자세한 용건, Call to action

목적을 말했으면 이제 구체적인 요구사항이나 자세한 답변 사항을 작성해야 합니다. 이때는 ‘이 정도는 상대방이 알고 있겠지.’라는 섣부를 판단이나 가정을 하지 않는 것이 중요합니다. 다시 말해, 최대한 자세하고 정확하게 용건을 작성해야 합니다. 정확하고 구체적인 이메일 작성은 오해와 업무의 번복을 피할 수 있고 동시에 업무의 효율을 높일 수 있습니다. 체크 사항이 여러 건일 경우, 서술형으로 작성하는것 보다 bullet point를 사용하여 목록을 정확히 적는 것이 좋습니다. 또한, 업무 요구 사항은 명령조로 느끼지 않도록 최대한 공손하게 작성하는 것이 매우 중요합니다. 


<예시> 

  • "Could you send me those files by Thursday?"
  • “I would appreciate it if you could please send me a brochure.” 
  • “Please refer to the following” 

끝맺음, Closing

이제 이메일 본론을 마무리하는 문장과 마지막 인사말을 적을 차례입니다. 상대방의 업무 협조에 대한 감사의 표현과 다음에 주고받을 이메일에 대한 언지를 나타내는 문장을 적으세요. 끝까지 공손한 태도를 유지하며 다음 이메일 답변을 자연스럽게 유도하는 것이 중요합니다.


<예시> 

  • "I'm looking forward to hearing what you think."
  • "Let me know if you have any questions."
  • “Thank you for your consideration” 


마지막으로 끝 인사말은 캐주얼한 표현을 삼가고 최대한 공식적인 표현으로 마무리해야 합니다. “Best wishes”나 “Cheers” 같은 표현은 사적인 느낌이 강한 표현은 피하고 관용적인 문구를 사용하는 것이 좋습니다. 


<예시> 

  • “Best regards”
  • “Sincerely”
  • “Thank you” 
  • “Best,”



알아두면 유용한 자주 쓰는 상황별 영어 표현 


업무적으로 자주 사용하는 영어 표현법(관용구)는 상황 별로 밀 숙지해 두고 있으면 매우 유용합니다. 물론 모든 상황에 다 적용할 수는 없지만 자주 사용되는 표현들을 미리 알고 있다면 영문 이메일 작성하는 시간을 훨씬 단축시킬 수 있겠죠? 


첨부파일을 보내는 경우

 부탁을 요청하는 경우 

  • Please see the statement attached 
  • Please see the attached file(s)
  • I am sending you the brochure as an attachment 
  • I am attaching my file for your consideration 
  • I would also be grateful if you could send me … .
  • I would therefore be grateful if you could send me … .
  • Could you therefore please send me … ?
  • Could you therefore send me … ?
  • Could you also send me … ?
  • Therefore, please send me … .

 부정적인 소식을 전하는 경우 

 업무 요청에 응하는 경우 

  • I/We regret that … .
  • I/We regret to inform you that … .
  • I am afraid that I must inform you of/that … .
  •  I would be delighted to … .(delighted means very happy)

 사과를 표하는 경우 

 공지하는 경우

  • I apologise for the delay in replying.
  • I/We apologise for the inconvenience.
  • I/We apologise for any inconvenience caused.
  • Please accept our/my sincere apologies.

  • I am writing to let you know that . . .
  • Please be aware / informed that . . . 
  • I would like to inform you of a recent policy change. 
  • I am happy to inform you that . . . 




영문 비즈니스 이메일 작성법에 대해 이모저모 알아보았는데요. 영어 실력은 하루아침에 달라지지는 않겠지만, 영어 실력을 떠나서 영문 이메일 작성은 노력에 따라 달라질 수 있다는 사실! 기본적인 양식과 매너를 갖춘, 기본에 충실한 영문 이메일 작성은 글로벌 시대에 맞는 인재의 기본 소양입니다. 화려한 영작 실력보다 상대방에 대한 배려와 비즈니스 매너를 보여주는 것이 중요합니다. 영어 때문에 처음부터 겁먹지 않고 주변의 도움과 시중의 유용한 자료들을 적극적으로 활용하여 글로벌 비즈니스 매너를 갖춘 인재가 될 수 있기를 소망하면서 오늘의 포스팅을 마치도록 하겠습니다.



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