[직장생활팁]’비즈니스 메일 가이드라인부터 실무에 도움이 되는 도서 추천까지’

직장 생활을 하다 보면 수많은 이메일과 문서를 작성하게 됩니다. 작성 기술만으로도 업무에 대한 이해도와 성의를 엿볼 수 있으며, 더 나아가 업무의 능력을 평가하는 중요한 척도가 되기도 하는데요. 그만큼 직장인으로서 문서 작업 능력은 필수 요소이며, 이를 위한 가장 첫걸음은 바로 이메일 작성입니다! 그럼 지금부터 이메일을 작성법부터 문서를 작성하는 요령과 추천도서까지 소개해드리도록 하겠습니다. 

비즈니스 메일 작성하는 팁

직장 생활을 하면서 비즈니스 파트너에게 혹은 직장 내 동료와 커뮤니케이션하는 가장 흔한 방식은 바로 이메일을 작성하는 것입니다. 하지만 엑셀과 워드 문서 작성법을 배우는 경우는 있어도, 비즈니스 이메일에 대해서 배우는 경우는 거의 없는데요. 커뮤니케이션 능력이 중요한 오늘날! 가장 기본적이면서, 잘 알아두면 매우 도움이 되는 효과적인 이메일 작성법을 지금부터 한솔 블로그에서 소개해드리도록 하겠습니다. 

1. 이메일의 제목은 본문의 핵심!

이메일의 제목은 내용 전체를 함축할 수 있어야 합니다. 비즈니스 메일에서 가장 중요한 포인트는 바로 제목입니다. 이메일뿐만 아니라 기획서나 보고서를 작성할 때도 마찬가지인데요. 본문의 키워드를 제목에 노출하는 것이 필요합니다. 예를 들어 제목 앞에 ‘긴급’, ‘자료요청 건’,’제안’, ’교육’, ‘진행관련’등 머리말을 작성하면, 수신자는 업무처리 시 훨씬 효율적으로 진행할 수 있습니다. 또한 요약형 제목을 쓰더라도 내용은 구체적이어야 합니다. 예를 들어 ‘금일 오후 3시까지 검토 바랍니다.’와 같이 제목만 보더라도 단박에 알 수 있게끔 쓴다면 상대방은 메일을 열어보지 않더라도 확인할 수 있기 때문에, 일을 더욱 효과적으로 할 수 있겠죠? 하지만 크게 중요한 내용이거나 긴급한 내용이 아님에도 불구하고 낚시성의 제목을 사용한다면, 상대방에게 내용 전달 실패뿐만 아니라 오히려 역효과를 낼 수 있으니 주의하셔야 합니다. 

2. 본문의 내용은 간략하고 명확하게

본문의 내용은 간결하고 이해하기 쉽도록 작성해야 합니다. 메일에서 전달하고자 하는 핵심 정보는 가장 첫 문단에 한 줄이나 두 줄 정도로 요약하는 것이 좋습니다. 특히 업무보고 관련 이메일이 많은 윗사람일수록 모든 메일을 천천히 읽어볼 수 없기 때문에, 첫 문단에는 메일을 보낸 이유를 한눈에 볼 수 있도록 정리한다면 센스 있는 사원으로 보일 수 있습니다. 그런 다음 필요에 따라 이유와 데이터를 차례로 제시한다면 더욱 논리적인 글쓰기가 될 수 있습니다. 만약 전달하고자 하는 내용이 길어진다면, 단락을 구분하는 것이 더욱 좋겠습니다! 예를 들어 소제목을 정하거나, ‘-’ 나 ‘●’처럼 눈에 띄는 기호를 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 

3. 정중하면서도 딱딱하지 않도록

이메일은 얼굴을 맞대지 않는 비즈니스와도 같기 때문에, 같은 내용이어도 쓰는 방식에 따라 수신자는 다른 해석을 가질 수 있습니다. 만약 메일의 내용이 부정적이거나 거절을 해야 하는 상황인 경우 톤 앤 매너에 더욱 신경을 써야 하는데요. 가장 먼저 긍정적인 면을 언급하고 이후에 부족한 부분을 지적하는 것이 좋습니다. 가능하다면 부족한 부분에 대해서는 타당하고 충분한 설명과 함께 대안을 제시하는 것도 바람직합니다. 또한 내용은 편지보다는 조금 부드럽게, 전화보다는 형식을 갖추어 쓰는 것이 좋습니다. 그리고 마지막에는 정감이 넘치는 인사로 마무리한다면 효과적이면서도 상대방에게 좋은 인상을 남겨줄 수 있습니다. 

4. 수신한 메일은 최대한 빠르게 

수신된 메일은 내용을 확인하는 대로 빠르게 답장하는 것이 필요합니다. 나에게는 급한 업무가 아닐지라도 상대방에게는 1분 1초가 급박한 상황일 수도 있기 때문입니다. 만약 답장의 기한이 없거나, 본인의 업무량이 많아 답장을 늦게 보내야 하는 상황이라면, 먼저 양해를 구하는 메일을 보내는 것이 좋습니다. ‘메일 확인하였습니다. 이러한 사정 때문에 답변이 늦어져 죄송하며 내용을 더욱 자세히 검토하여 어느 시간까지 답변 드리도록 하겠습니다.’라고 작성한다면 예의 있는 작성 노하우라고 하겠습니다. 가능하다면 모든 회신은 24시간 이내에 하는 습관을 들여야 합니다. 

5. 마지막에는 수신자, 참조 그리고 맞춤법까지 항상 더블 체크 

이메일을 작성을 완료하였다면, 마지막으로 체크해야 할 몇 가지 사항들이 있습니다! 수신자와 참조 그리고 맞춤법까지 꼼꼼히 체크해야 하는데요. 수신자의 이메일이 정확한지, 이름이나 직급을 정확하게 기입하였는지 확인하는 것은 가장 기본적인 사항이면서 동시에 실수하기 쉬워 특히 주의해야 합니다. 만약 중요한 기밀 사항을 담은 이메일이 엉뚱한 사람에게 전송된다면 생각만 해도 끔찍하겠죠? 그러나 만약 메일의 내용이 업무와 관련된 여러 사람들에게도 전달되어야 하는 사항이라면 그들을 참조인으로 지정하여 메일을 보내는 것이 좋습니다. 팀의 업무가 어떻게 진행되고 있는지 파악할 수 있기 때문입니다. 더불어 항상 오타를 조심해야 합니다. 쓰고 난 후에는 잘 보이지 않지만, 보낸 후에는 항상 잘 보이는 경우가 많은데요. 회사 생활에서 문서 작성 시 오타는 매우 치명적입니다. 전문적인 이미지를 깎아내리는 것은 물론이며, 잘 쓰인 내용의 신뢰마저 떨어뜨리기 때문입니다. 맞춤법 검사를 위한 사이트 참고하세요! 

직장인들을 위한 문서 작성 요령부터 추천도서까지

최근 직장인들을 대상으로 한 설문 조사에 따르면, 직장인의 88%가 ‘문서 작성에 스트레스를 받은 적이 있다’라고 답했다고 합니다. 그리고 가장 어려운 문서 작업으로는 ‘기획서’를 뽑았다고 하는데요. 시중에서 판매되고 있는 직장 생활 관련 도서들을 살펴보아도, ‘직장인을 위한 실무 엑셀 배우기’, ‘엑셀 정복하기’와 같이 문서 작성 능력 향상에 도움이 되는 책을 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 그만큼 문서 작성 스킬을 향상시키고자 하는 분들이 많은데요. 그래서 준비했습니다! 직장인들의 극복 대상인 비즈니스 글쓰기 요령부터 추천 도서까지. 한솔 블로그에서 지금부터 소개해드리도록 하겠습니다.

1. 파워포인트와 엑셀을 활용하여 업무 효율성 200% 늘리기

업무의 완성도는 문서 작성을 얼마나 잘 활용하느냐에 따라 큰 차이를 보이는데요. 같은 내용일지라도 파워포인트와 엑셀을 활용한다면 더욱 돋보이는 문서를 작성할 수 있습니다. 특히 회사에서 대부분의 문서작성 시 워드나 엑셀 등 다양한 도구를 활용하고 있기 때문에, 미리 알아두면 업무의 효율성을 높일 수 있습니다. 대학 시절에 프로그램 강좌수업을 듣거나, 과제 하면서 다루어본 적이 있다면 더욱 좋겠죠? 이전에 한솔 블로그에서는 MS 오피스 워드와 파워포인트 그리고 엑셀 프로그램들을 더욱 효율적으로 활용하기 위한 단축키와 요령을 소개해드린 적이 있는데요. 이곳을 참고하셔서 능력 있는 사원으로 거듭나시길 바랍니다!

2. 31가지의 메뉴얼이 담긴 ‘기획서 다이어트’

 

(사진 출처 : 인터파크) 

앞서 말씀드린 것처럼, 기획서는 많은 직장인들이 스트레스를 받는 문서작업 중 하나입니다. 특히 신입사원들에게는 이메일과 마찬가지로 기획서 작성에 대해서 제대로 배울 수 있는 기회가 많지 않은데요. ‘기획서 다이어트’라는 책을 통해 기획서에 대한 자신만의 가이드를 만드는 것도 좋습니다. ‘기획서 다이어트’는 제안서뿐만 아니라 보고서 등 비즈니스 문서 작성 방법에 대하여 소개하는 책입니다. 상대방이 원하는 기획서를 작성하는 방법부터 주의를 집중시키는 제목 정하기와 원 페이지 기획서 작성 요령 등 31가지의 매뉴얼을 제시하고 있습니다. 

3. 신입사원뿐만 아니라 모든 직장인들의 필독서 ‘비즈니스 문서 작성의 기술’

 

(사진 출처 : 인터파크)

‘비즈니스 문서 작성의 기술’은 사회초년생의 필독서라고 불릴 만큼 취준생뿐만 아니라 많은 신입사원들에게 추천하는 책입니다. 딱딱한 내용이 아니라 정대리가 다른 팀으로 이동하면서 강 팀장에게 회사 일을 배우는 스토리로 시작하여 독자들의 흥미를 더욱 복 돋아주는데요. 사과문, 거절장, 회신서뿐만 아니라 비즈니스 문서를 효율적으로 작성할 수 있는 깨알 같은 팁들을 소개하고 있어서, 사회초년생이 읽기에 도움이 많이 되는 책입니다!

지금까지 한솔 블로그에서는 회사생활의 문서작성 꿀팁에 대해서 소개해드렸는데요! 문서 작성의 첫 시작이라고 할 수 있는 이메일 작성 요령부터 문서작성에 도움이 되는 추천도서까지 알려드렸습니다. 이메일과 문서를 작성하는 것이 가장 기본적인 업무이면서 동시에 자신의 내공을 드러낼 수 있는 가장 효과적인 방법이기도 합니다. 오늘 소개해드린 내용 참고하셔서 직장 내에서 센스 있고, 사랑받는 사원이 되시길 한솔 블로그는 응원합니다!