일의 우선 순위 설정, 투두 리스트(to-do list) 관리로 더욱 효율적인 업무를!

그 동안 한솔그룹 블로그를 통해 직장인들을 위해 시간 관리 방법과 집중력을 높이는 방법, 학생과 취업준비생들을 위한 다양한 팁을 소개해 드렸는데요. 오늘은 직장인들과 학생, 취업준비생 모두에게 도움이 되는 투두 리스트(to-do list)에 대해 소개 드리려고 합니다.

학교생활, 취업준비, 직장생활을 포함한 모든 사회 생활 중에서 가장 중요한 것은 바로 계획적인 하루 일과가 아닐까 합니다. 계획적인 준비 및 실행을 위해서는 해야 할 일들을 정리하는 작업이 필요한데요. 하루를 시작하기 전 오늘 해야 할 일들은 어떤 업무인지, 어떤 업무가 가장 먼저 해결되어야 하는지 이번 주 또는 이번 달 안에 마무리 지어야 하는 일은 무엇인지 정리해서 적어 놓은 목록을 ‘투두 리스트(to-do list, 해야 할 일을 적은 목록)’라고 합니다.

사진 출처: http://bit.ly/Qu0FZh

투두 리스트에 대한 중요성은 누구나 인식하고 있지만 실제 일상 생활에서 실천하고 있는 분들은 그리 많지 않습니다. 링크드인의 설문 조사에 따르면 전문직에 종사하고 있는 사람들 중에서 투두 리스트를 작성하고 있더라도 리스트에 있는 과제를 완료하는 사람은 약 11%에 불과하다고 합니다. 하루가 끝나고 아직 끝나지 않은 그 날의 투두 리스트를 보면서 한숨을 짓게 되는 건 저 뿐만이 아닐 텐데요. 그렇다면 투두 리스트는 어떻게 작성하고 활용해야 할까요?

1. 리스트를 만들고 그 안에 모든 것을 넣어라!

투두 리스트 안에 하루에 있는 모든 할 일들을 넣어보세요. 업무 등을 위한 할 일 외에도 여러분들이 평소에 하는 커피 마시는 시간, 부모님과의 통화 시간 등을 모두 포함한 것들 말이죠. 이러한 것들을 하나씩 지워갈 때 마다 성취감은 더욱 커져 갑니다. 물론 성취감만을 얻을 수 있는 것이 아닙니다. 공부나 업무를 하다 보면 잠깐의 휴식 시간은 당연히 필요합니다. 하지만 하루 일과 중 사소한 것들까지 리스트에 써 놓다 보면 어느 순간 자신이 쓸데 없이 낭비하는 시간을 찾을 수 있을 것입니다.

2. 우선 순위를 정하라!

어떤 일이든 우선순위가 있기 마련이죠. ‘주간 보고서 작성’과 ‘미팅 준비’라는 업무 중에서 어떤 업무의 데드라인이 먼저인지 파악하는 것이 중요합니다. 만약 동일한 데드라인을 갖고 있다면 업무의 비중을 따져서 우선 순위를 정해야 합니다.

투두 리스트를 작성하면 자신의 업무가 언제쯤 끝나게 될지 파악이 되며 추가적인 업무가 생기더라도 해당 업무를 정해진 시간 안에 할 수 있는지, 해낼 수 없는지에 대한 파악도 가능하게 되는 것이죠. 추가적인 업무의 경우 마찬가지로 업무의 데드라인과 비중을 파악하는 것이 가장 우선적으로 이뤄져야 합니다.

3. 추상적으로 적기 보다 구체적으로 적어라!

투두 리스트에 목록을 추가할 때는 추상적이기 보다 구체적으로 적는 것이 좋습니다. 실제로 ‘OO제안서 작성’이라고 리스트에 추가를 한다면 그 제안서 작성이 끝날 때까지 해당 할 일이 리스트에 계속해서 남아있게 됩니다. 그렇게 되면 상대적으로 성취감이 떨어지게 되고 업무 효율성도 떨어지게 되는 결과가 나타납니다. ‘자료 조사’, ‘자료 분석’, ‘캠페인 구상’ 등 구체적으로 적어 해야 할 일을 구체화 하는 것이 좋고 구체적인 데드라인까지 적는 것이 좋습니다.

4. 추천 투두 리스트 애플리케이션(어플)

투두 리스트 작성은 사람들마다 선호하는 방법이 다릅니다. 종이에 리스트를 작성하는 분들도 있고 스마트폰으로 작성하는 분들도 있습니다. 스마트폰으로 투두 리스트 작성을 원하시는 분들께 몇 가지 애플리케이션을 추천 드립니다.

애니두(Any.DO)

애니두는 아이폰 및 안드로이드 운영체제 뿐만 아니라 크롬 브라우저에 확장 프로그램을 설치해 PC에서도 사용할 수 있는 투두 관리 애플리케이션입니다. 손가락으로 할 일의 순서를 정할 수 있고 구글 테스크(Google Tasks)와도 연동이 되어 매우 편리합니다.

1. iPhone(무료)

2. Android(무료)

3. Google Chrome Extension(무료)

투두(2Do)

투두는 아이폰, 안드로이드 기반뿐만 아니라 맥(Mac)에서도 사용할 수 있는 애플리케이션입니다. 폴더 및 배경화면 꾸미기 등의 비주얼적인 면뿐만 아니라 ‘몇 시에 누구한테 전화 걸기’라는 할 일이 있다면 바로 전화를 걸 수 있도록 설정 등 다양한 기능을 제공합니다. 유료라는 것이 단점이지만 충분히 활용도가 높은 어플입니다.

1. Mac($29.99)

2. iPhone($9.99)

3. Android(\8,132)

분더리스트 테스크 매니저(Wunderlist Task Manager)

분더리스트 테스크 메니저는 스마트폰 이외에 윈도우와 맥 모두에서 사용할 수 있는 애플리케이션입니다. 하나의 프로젝트를 여러 명이 진행할 경우 공동 작업이 가능하고 다양한 클라우드 서비스와의 싱크도 제공하기 때문에 더욱 편리합니다.

1. Windows & Mac(무료)

2. iPhone(무료)

3. iPad(무료)

4. Android(무료)

아스트리드 할일(Astrid to-do list)

아스트리드 할일은 안드로이드에서 많은 인기를 끌었던 대표적인 투두 리스트 애플리케이션입니다. 일반적인 투두 리스트 앱과 비슷한 기능을 갖추고 있으며 특이한 기능으로는 할 일을 해야 하는 장소를 지날 경우 바로 알림이 뜨는 로케일 애드온 기능 입니다. 무료로 제공되며 귀여운 캐릭터가 들어간 위젯을 기본적으로 제공하며 추가적인 기능을 원할 경우 유료로 애드온을 설치해야 합니다.

1. iPhone & iPad(무료)

2. Andriod(무료)

3. Chrome Extension

지금까지 일의 우선 순위 설정, 투두 리스트 작성으로 더욱 효율적인 업무 관리에 대해 알려드렸는데요, 어떠셨나요? 오늘부터 더욱 계획적이고 체계적인 업무 처리가 가능하겠죠?

참고: 링크드인 블로그